My Interview Transparency Disclosure

How It Works 

The Taira AI tool leverages a secure, enterprise-grade language model to support the hiring process. It uses AI to evaluate candidate responses against role-specific criteria. The recruiter defines the role-specific requirements and creates a structured scorecard along with interview questions that align with those requirements. The Taira AI tool then delivers the questions to candidates through a chatbot or video interview. MyInterview’s Taira tool uses OpenAI’s LLM to analyze candidate responses and transcripts, scoring the candidate based on how well the submissions match the recruiter’s set criteria.  

Taira does not compare candidates to each other or learn from candidate data. Each person is assessed only against the specific criteria of the role. Volvo Cars determines which skills we want to evaluate, and which questions are used to evaluate them as well as setting the scoring system criteria. 

The following text describes the phases of Volvo Car’s recruitment process solely to the extent that the Taira AI tool is implemented during this 6-month pilot project. During the first phase of the open job requisition, the Taira AI tool collects the video recording and interview transcripts from the applicants, which are then retrieved by the recruiter. At this stage, the AI tool has not conducted any analysis on the personal data, it has only collected the data. The recruiter reviews the applications and makes the first reductions to the applicant pool without the influence of AI. In the second phase of the pilot, the Taira AI tool collects the video recording and interview transcripts from new applicants to this same open job requisition, which are then retrieved by the recruiter. Scores and evaluations for all these candidates are shared with the recruiter. The recruiter reviews every such application and makes reductions to the applicant pool. The Volvo Cars talent acquisition team shall oversee the process to compare the recruiter evaluations with the Taira AI tool’s evaluations to discern the consistency and fairness of the tool’s outputs.  In the last part of the pilot project, the recruiter will review the remaining candidates on the collective basis of the total application material submitted by the candidate together with the recruiter's own evaluation and the AI output, i.e. the candidates’ score and transcript summary. During all the phases of the pilot, the candidates that are evaluated as a potential fit will be invited to the next step for interviews and move forward in the typical recruitment process. 

What personal data we process 

In your job application, we collect and process: 

• Name 
• Email 
• Phone number 
• CV/Resume 
• Gymnasium grades 
• Video and audio recordings of candidate answers to the prescreening questions 

From the answers submitted by the candidate, Taira might indirectly collect: 

• Additional work and education experience 
• Gender, nationality, religion, race or any other personal information shared directly or indirectly in the chat or video by the candidate 

Purpose and legal basis  

This job posting is included in a pilot program in which Volvo Cars is testing the use of the AI tool, Taira, in our recruitment process. For this posting, we use the Taira AI tool to assist with the review and evaluation of candidate applications. The legal basis for this processing is the consent of the individual.  

This job posting is subject to our pilot program testing the use of the Taira AI tool in recruitment in order to ensure that the tool is effective, reliable, and fair. The purpose of including the Taira AI tool in this pilot is to evaluate whether the technology operates in a way that avoids bias and supports non-discriminatory hiring decisions. This tool may ultimately support us with assessing applicants’ skills and qualifications against the requirements of the role, to screen a larger number of applicants efficiently, and to support fair and consistent hiring decisions.  

Data Subject Rights 

To learn more about your data subject rights and how to exercise them, kindly refer to section 5 of the Volvo Cars recruitment privacy notice. If you have any concerns or wish to employ any of these rights, please inform your recruiter. Alternatively, you may use this data subject rights request Form.  

Human oversight remains integrated at each step of the recruitment process under this pilot program. All recruitment decisions include human review, and you have the right to obtain an explanation of any decision made with the assistance of AI, to express your point of view, and to contest the outcome. 

Data Retention 

Volvo Cars will retain your personal data for a period of up to two (2) years after we have communicated to you our decision about whether to appoint you to the role for which you applied. We retain your personal data for that period so that we can show, in the event of a legal claim, that we have not discriminated against candidates on prohibited grounds and that we have conducted the recruitment activities in a fair and transparent way. After this period, we will delete your personal information. 

Informationsblad angående behandlingen av dina uppgifter av My Interview

Så här fungerar det

Taira AI-verktyget utnyttjar en säker språkmodell i företagsklass för att stödja anställningsprocessen . Den använder AI för att utvärdera kandidaternas svar mot rollspecifika kriterier. Rekryteraren definierar de rollspecifika kraven och skapar ett strukturerat styrkort tillsammans med intervjufrågor som är i linje med dessa krav. Taira AI-verktyget levererar sedan frågorna till kandidaterna via en chatbot eller videointervju. MyInterviews Taira-verktyg använder OpenAIs LLM för att analysera kandidatsvar och transkript, och poängsätter kandidaten baserat på hur väl svaren matchar rekryterarens valda kriterier.

Taira jämför inte kandidater med varandra och lär sig inte av kandidatdata. Varje person bedöms endast mot de specifika kriterierna för rollen. Volvo Cars bestämmer vilka färdigheter vi vill utvärdera och vilka frågor som används för att utvärdera dem, samt fastställer kriterierna för poängsystemet.

Följande text beskriver faserna i Volvo Cars rekryteringsprocess enbart i den utsträckning som Taira AI-verktyget implementeras under det 6 månader långa pilotprojektet. Under den första fasen av den öppna jobbrekvisitionen samlar Taira AI-verktyget in videoinspelningar och intervjuutskrifter från de arbetssökande, som sedan hämtas av rekryteraren. I det här skedet har AI-verktyget inte gjort någon analys av personuppgifterna, utan har bara samlat in uppgifterna. Rekryteraren granskar ansökningarna och gör de första minskningarna av sökandepoolen utan påverkan av AI. I den andra fasen av pilotprojektet samlar Taira AI-verktyget in videoinspelningar och intervjuutskrifter från nya arbetssökande till samma lediga jobbrekvisition, som sedan hämtas av rekryteraren. Poäng och utvärderingar för alla dessa kandidater delas med rekryteraren. Rekryteraren granskar varje sådan ansökan och gör minskningar av sökandepoolen. Volvo Cars Talent Acquisition team ska övervaka processen för att jämföra rekryterarnas utvärderingar med Taira AI-verktygets utvärderingar i syfte att urskilja konsekvensen och rättvisan i verktygets resultat.  I den sista delen av pilotprojektet kommer rekryteraren att granska de återstående kandidaterna på grundval av det totala ansökningsmaterialet som kandidaten har skickat in tillsammans med rekryterarens egen utvärdering och AI-resultatet, dvs. kandidaternas poäng och sammanfattning av utskrifter. Under alla faser av piloten kommer de kandidater som utvärderas som en potentiell passform att bjudas in till nästa steg för intervjuer och gå vidare i den vanliga rekryteringsprocessen.

Vilka personuppgifter vi behandlar

I din jobbansökan samlar vi in och behandlar:

• Namn
• E-post
• Telefonnummer
• CV/Meritförteckning
• Betyg på gymnasiet
• Video- och ljudinspelningar av kandidaternas svar på förhandsgranskningsfrågorna  

Från de svar som kandidaten skickar in kan Taira indirekt samla in:

• Övrig arbets- och utbildningserfarenhet
• Kön, nationalitet, religion, etnisk tillhörighet eller annan personlig information som kandidaten delar direkt eller indirekt i chatten eller videon

Ändamål och rättslig grund  

Denna platsannons ingår i ett pilotprogram där Volvo Cars testar att använda AI-verktyget Taira i vår rekryteringsprocess. För den här annonsen använder vi Taira AI-verktyget för att hjälpa till med granskning och utvärdering av kandidatansökningar. Den rättsliga grunden för denna behandling är den enskildes samtycke. 

Denna platsannons är föremål för vårt pilotprogram som testar användningen av Taira AI-verktyget vid rekrytering för att säkerställa att verktyget är effektivt, pålitligt och rättvist. Syftet med att inkludera Taira AI-verktyget i detta pilotprojekt är att utvärdera om tekniken fungerar på ett sätt som undviker partiskhet och stöder icke-diskriminerande anställningsbeslut. Detta verktyg kan i slutändan hjälpa oss att bedöma sökandes färdigheter och kvalifikationer mot kraven i rollen, för att screena ett större antal sökande effektivt och för att stödja rättvisa och konsekventa anställningsbeslut.  

Den registrerades rättigheter

Om du vill veta mer om dina rättigheter som registrerad och hur du utövar dem, se avsnitt 5 i Volvo Personvagnars integritetspolicy för rekrytering. Om du har några frågor eller vill utnyttja någon av dessa rättigheter, vänligen informera din rekryterare. Alternativt kan du använda detta formulär för begäran om den registrerades rättigheter form. 

Mänsklig tillsyn förblir integrerad i varje steg av rekryteringsprocessen under detta pilotprogram. Alla rekryteringsbeslut inkluderar mänsklig granskning, och du har rätt att få en förklaring till alla beslut som fattas med hjälp av AI, att uttrycka din åsikt och att bestrida resultatet.

Lagring av uppgifter

Volvo Cars kommer att behålla dina personuppgifter under en period på upp till två (2) år efter att vi har meddelat dig vårt beslut om huruvida vi ska utse dig till den roll som du sökt. Vi behåller dina personuppgifter under den perioden så att vi kan visa, i händelse av ett rättsligt anspråk, att vi inte har diskriminerat kandidater på otillåtna grunder och att vi har genomfört rekryteringsaktiviteterna på ett rättvist och transparent sätt. Efter denna period kommer vi att radera dina personuppgifter.